PROCEDURA Whistleblowing di BLS Cargo Italia S.r.l

Oggetto: Procedura Whistleblowing e gestione delle allerte in base alle nuove linee guida ANAC e al Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023

BLS Cargo Italia si è dotata della seguente procedura che indica ai suoi dipendenti cosa fare in caso di violazioni

Per promuovere una cultura del dialogo che affronti apertamente comportamenti scorretti si invita a segnalare le violazioni del Codice di condotta direttamente all'interessato. In caso di inefficacia o impossibilità rivolgersi al proprio responsabile. Se ciò non risolve il problema sono disponibili le seguenti opzioni:

 

  1. Responsabile della conformità 

 

Se non è pratico o possibile segnalare direttamente al collega di lavoro o al manager, è possibile informare la responsabile interna della conformità, Anna FRISA in modo confidenziale. 

Contatto : anna.frisa@!zilch!bls.ch tel : 338 6678092

 

  1. Canale di segnalazioni Whistleblowing 

 

Gestisto da un’azienda specializzata, EQS Group AG, (situata in Germania Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino : Soluzioni digitali per la Compliance e le Investor Relations | EQS Group

Il sistema assicura massima sicurezza e confidenzialità con tempistiche di 7 giorni per l’accettazione e 90 giorni per la chiusura dell’indagine

 

Segnalazioni anche in modo anonimo possono essere effettuate su BKMS® System disponibile a questo link : 

Introduzione (bkms-system.ch) 

E possibile segnalare una violazione, un’infrazione contro le direttive vigenti in BLSC Italia o una situazione inappropriata all'interno di BLS Cargo Italia.

Tutte le segnalazioni verranno trattate nel massimo rispetto della confidenzialità e della legge. 

In allegato a questa procedura troverete le informazioni relative alla protezione dei dati personali disponibili anche sul sito internet. 

Perché inviare una segnalazione?

La conformità alle norme legali, sociali e interne all'azienda è parte di una cultura aziendale positiva. Le segnalazioni contribuiscono a rivelare tempestivamente perdite finanziarie o preservare l’immagine dell’azienda e del Gruppo e i posti di lavoro. 

Tipi di segnalazione utili

Le segnalazioni riguardano l'inosservanza di norme interne all'organizzazione.

Dettagli sulle possibili tematiche sono forniti durante la procedura di segnalazione stesso.

ALLEGATO: Informativa sulla protezione dei dati

La protezione dei dati è prioritaria, conformemente al Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR UE). Prima di inviare la segnalazione consultare attentamente le indicazioni sulla protezione dei dati prima.

Scopo del sistema di whistleblowing e fondamento giuridico

Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) mira a ricevere, trattare e gestire segnalazioni sul rispetto delle norme aziendali in modo sicuro e confidenziale. Il trattamento di dati personali nell’ambito del BKMS® Systems si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire irregolarità e dunque ad evitare danni per BLS, per i dipendenti e per i clienti. Tale interesse legittimo costituisce anche il fondamento giuridico del trattamento dei dati personali ai sensi della legge italiana e del RGPD UE.

Organismo responsabile

Gli organismi responsabili della protezione dei dati del sistema di whistleblowing sono

  1. la BLS SA e
  2. le sue affiliate con sede in Svizzera e in Europa 

come enti responsabili autonomi (di seguito anche: "BLS"). 

La gestione è affidata a EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania con i dati conservati in un database gestito dalla EQS Group AG in un centro di calcolo ad elevata sicurezza situato in Svizzera. La presa in visione dei dati è consentita solo a BLS. EQS Group AG e altri soggetti terzi non hanno accesso ai dati. Ciò è garantito nella procedura certificata mediante sofisticate misure tecniche e organizzative.

Tutti i dati sono codificati, vengono salvati proteggendoli con una password a più livelli e sono soggetti ad un sistema di autorizzazioni, per cui l'accesso è limitato ad una cerchia di destinatari molto ristretta, costituita da persone espressamente autorizzate presso BLS.

BLS ha nominato un incaricato per la protezione dei dati. Le richieste relative alla protezione dei dati presso BLS possono essere inviate a datenschutz@!zilch!bls.ch.

Tipo di dati personali raccolti

L'utilizzo del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se tramite il sistema di whistleblowing viene inviata una segnalazione, acquisiamo i seguenti dati personali e le seguenti informazioni:

  • Nome, se divulga la Sua identità,
  • Se è impiegato/a presso il BLS
  • Eventualmente nomi di persone e altri dati personali delle persone menzionate nella segnalazione.

Trattamento confidenziale delle segnalazioni

Le segnalazioni in arrivo vengono ricevute e trattate sempre in maniera confidenziale da una cerchia ristretta di collaboratori espressamente autorizzati e specificamente qualificati dell'organizzazione di compliance di BLS. I collaboratori competenti dell'organizzazione di compliance di BLS verificano i fatti ed eventualmente svolgono ulteriori indagini volte a chiarire il caso segnalato.

Nell'ambito dell’elaborazione di una segnalazione o nell'ambito di un'indagine speciale può essere necessario inoltrare le segnalazioni ad altri collaboratori di BLS o a collaboratori di altre società del gruppo, ad es. quando le segnalazioni si riferiscono a fatti avvenuti nelle affiliate. Queste ultime possono avere sede in Paesi al di fuori dell’Unione europea o dello Spazio Economico Europeo in cui possono sussistere regolamenti diversi sulla protezione dei dati personali. Prestiamo sempre la massima attenzione affinché vengano rispettate le disposizioni in materia di protezione dei dati vigenti in caso di inoltro delle segnalazioni.

Tutte le persone che hanno accesso ai dati sono tenute alla riservatezza.

Informazioni della persona incolpata

In linea di massima siamo obbligati per legge a informare le persone incolpate che abbiamo ricevuto una segnalazione su di loro, non appena queste informazioni non compromettono più il perseguimento della segnalazione. La Sua identità come whistleblower non viene divulgata, nella misura in cui la legge lo consente.

Diritti dell'interessato

Secondo la legge italiana ed europea sulla protezione dei dati, Lei e le persone menzionate nella segnalazione avete il diritto di informazione, notifica, cancellazione, limitazione del trattamento e opposizione al trattamento dei vostri dati personali. Se si avvale del diritto di opposizione, verifichi tempestivamente in quale misura i dati salvati sono ancora necessari per il trattamento di una segnalazione. I dati non più richiesti vengono cancellati immediatamente. Ha inoltre un diritto di reclamo presso un'autorità di controllo.

Durata della conservazione dei dati personali

I dati personali vengono conservati fino a quando è necessario per chiarire e successivamente valutare la segnalazione o se sussiste un interesse giustificato dell'azienda o questo è richiesto per legge. Al termine del trattamento della segnalazione, i dati vengono cancellati secondo le disposizioni di legge.

Utilizzo del portale di segnalazione

La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite un collegamento codificato (SSL). L'indirizzo IP del Suo computer non viene memorizzato durante l'uso del portale di segnalazione. Per mantenere il collegamento tra il Suo computer e il BKMS® System, nel computer viene memorizzato un cookie che contiene unicamente l'ID di sessione (cosiddetto cookie di sessione). Il cookie è valido solo fino alla fine della Sua sessione e perde validità alla chiusura del browser.

Nel sistema di whistleblowing è possibile creare una casella di posta protetta con uno pseudonimo/nome utente e una password di propria scelta. In questo modo può inviare in totale sicurezza al collaboratore competente di RBLS segnalazioni in forma nominativa o anonima. Con questo sistema i dati sono memorizzati solo nel sistema di whistleblowing e quindi sono particolarmente protetti; non si tratta di una normale comunicazione via e-mail.

Nota sull'invio di allegati

In caso di invio di una segnalazione o di un'informazione supplementare ha la possibilità di inviare allegati al collaboratore competente di BLS. Se desidera inviare una segnalazione in forma anonima, si attenga alla seguente nota sulla sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che compromettono il Suo anonimato. Rimuova questi dati prima dell'invio. Se non può rimuovere questi dati o se non è sicuro, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima, specificando il numero di riferimento che riceverà alla fine del processo di segnalazione, all'indirizzo riportato a piè di pagina.

Versione dicembre 2023